南京信息工程大学科技查新站档案管理规则

为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管规则:

1、查新咨询档案属机密性档案,由专人保管。

2、每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记。

3、查新档案应按照年度归档,专柜存放。

4、查新档案的保管须有固定的场所和专用文件柜,并由专人负责管理。

5、近五年的查新档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经科技查新工作站负责人的批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。

6、查新人员须及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告等存档。

7、电子版按年度制成光盘长期保存。

8、档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。

 

 

南京信息工程大学科技查新工作站

二〇一二年三月