教育部科技查新工作站查新报告撰写规范

 

查新报告是查新机构根据查新委托书的要求,通过查新项目的查新点与所查文献范围内的文献信息进行比较分析,对查新点作出新颖性判别后,以书面形式撰写的客观、公正的技术文件。为进一步提高教育部科技查新工作站的查新业务水平,保证查新报告质量,特制订本规范。

1   查新报告的总体格式

查新报告须采用本规范制订的科技查新报告模版格式,报告中应填写的各项内容均不得空缺。

1.1  查新报告封页 包括:报告编号、项目名称、委托人、委托日期、查新机构、完成日期。

1.2  查新报告正文 包括:查新项目名称、查新机构、查新目的、项目的科学技术要点、查新点、查新范围要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员和审核员声明、附件清单、备注。

1.3  字体要求 中文使用宋体,外文、数字、符号等其它内容均使用Times New Roman字体。封页的报告编号为小四号字体,其它为三号字体;正文均为小四号字体。

2   查新报告各项内容的撰写格式

2.1  报告编号  由16位阿拉伯数字及大写拼音字母组成,分4部分:左起前4位为年份(如:2013);第5至7位为教育部行政编码“360”;第8至12位为教育部认定的科技查新工作站序列编码(不足位则在其前面补零);第13至16位为本年度承接的查新项目的流水序号(不足位则在其前面补零)。此报告编号在教育部认定的高校科技查新系统中是唯一的,且与其对应的查新委托书编号一致。

2.2  项目名称  查新报告封页的项目名称只填写中文名称。查新报告正文表格中的查新项目名称:国内查新填写中文名称,英文名称一栏可填写“略”;国内外查新须同时填写中英文名称。

2.3  委托人  指提出查新申请的自然人、法人或者其它组织。

2.4  委托日期和完成日期  按实际委托日期和实际完成日期填写,格式为“××××年××月××日”(如:2013年4月25日)。

2.5   查新机构

2.5.1 名称  查新报告封页的查新机构和正文的查新机构名称处填写“教育部科技查新工作站×××××(×××××为查新站编号)”并在封页查新机构处加盖教育部查新工作站资质章。

2.5.2 通信地址及邮政编码  填写查新工作站的通信地址及邮政编码,如查新工作站所在院校有多个校区,则填写主校区所在的通信地址及邮政编码。

2.5.3 负责人及电话  填写查新工作站负责人姓名及其电话。

2.5.4 联系人及电话  填写本查新课题的主查新员姓名及其电话。

2.5.5 电子邮箱 填写查新工作站公共电子邮箱或主查新员电子邮箱。

2.6   查新目的  根据委托人的查新意向确定。通常涉及科研立项、成果评价、奖励申报、专利申请、博硕开题等,须注明具体名称(如:申请国家“973”项目、申报国家科学技术奖励等)。

2.7   项目的科学技术要点  以查新委托书上科学技术要点为基础,应集中反映项目的主题,简明扼要说明项目概况、背景技术、拟解决或已解决的技术问题、拟采用或已采用的技术路线和方法、拟达到或已达到的目的、主要技术特征、技术指标、产品参数等。

2.8   查新点  指需要查证的体现查新项目新颖性的技术创新点。查新点的表述要客观科学,文字要精练明确,条理清楚。查新项目有多个查新点需要查证时,要逐个列出,以便查新人员在查新报告的查新结论中,根据查新点分别对应作出新颖性判别结论。

2.9   查新范围要求  包括查新检索范围和委托人对查新提出的具体要求。对查新范围要求宜采用以下格式化语句表述:⑴要求查新机构通过查新,证明在所查范围内国内外(或国内)有无与查新项目相同或类似的报道;⑵要求查新机构对查新项目的新颖性作出判断;⑶要求查新机构对查新项目分别或综合进行国内外(或国内)文献对比分析,证明有无相同或类似的报道。

2.10  文献检索范围及检索策略  包括文献检索范围、检索词和检索式。依据查新项目的查新点及其所属学科领域,确定合理的文献检索范围,选择最能反映查新项目实质内容的检索词,并利用检索算符,制定检索式。

2.10.1 文献检索范围  填写实际检索的数据库及其起止日期。凡检索中涉及到的与查新项目学科领域相关的国内外数据库均应列入文献检索范围,未检索的数据库不得列入报告。

2.10.1.1 文献检索范围分中文数据库和外文数据库两部分,须按先中文数据库后外文数据库顺序排列、分开撰写。每部分都要列出检索使用的综合数据库(通用基本数据库)和专业数据库,并写出数据库的名称、起止日期,必要时列出数据库的更新周期。

2.10.1.2 中文数据库检索必查数据库应不少于10个,书写应两端对齐,格式为:数字编号、数据库名称、起止日期(到月)。如:

1. 中国期刊全文数据库                        1979-2013年4月

2.10.1.3 外文数据库检索必查数据库应不少于10个,书写应两端对齐,格式为:数字编号、数据库名称、起止日期(到月)。如:

1.  SciSearch                            1990-2013/Apr. Weekly

2.10.1.4 有些查新项目(如:产品类查新)可进行互联网等其它方式的补充检索,须注明检索方式、具体网址以及检索日期。

2.10.1.5 网络数据库资源足够丰富的查新机构,可以基于自有的网络数据库开展查新。如果必查综合数据库(通用基本数据库)或专业数据库欠缺,须采用国际联机进行补充检索。

2.10.2 检索词 应参考委托人提供的检索词,结合数据库特点,利用检索工具,确定能反映查新点的词或词组。

2.10.2.1 应按照先中文检索词后外文检索词的顺序对应撰写。

2.10.2.2国内查新填写中文检索词、缩略语等;国内外查新填写中外文检索词、缩略语等。

2.10.2.3 检索词包括规范词、同义词、关键词、自由词、缩写词、上位词、下位词、相关词、国际专利分类号等,要注意英美单词的不同拼写方式。

2.10.3 检索式  应为保证查全和查准而优选的一个检索式或几个分步检索式。

2.10.3.1 国内查新填写中文检索式,国内外查新按照先中文检索式后外文检索式的顺序撰写。

2.10.3.2 检索式应尽量针对每个查新点分别列出,也可根据情况针对几个查新点或全部查新点合并列出。

2.10.3.3 应使用逻辑算符和位置算符表达检索词之间的限定关系,使用截词符表达检索词的变化。

2.10.3.4 所列检索式应是计算机可识别的实际检索式;可以将检索词编号,但禁止用编号组配编写检索式。

2.10.3.5 检索式的拟定须考虑其用于目标数据库检索的可行性、合理性、包容性及在检索过程中的应变性。所列检索式的检出结果不得为零。若某个检索式的检出结果为零时,须扩大检索范围或改变检索式,直至获得检索结果。

2.11   检索结果  应反映在所查文献范围内相关文献的检出情况及其基本信息。检索结果分为检索结果归纳和相关文献列示两部分。

2.11.1检索结果归纳应综合归纳检出文献的概况,然后依据检出文献与查新点的相关程度分为密切相关文献与一般相关文献(如:依据上述文献检索范围和检索策略,共检索相关文献××篇,其中密切相关文献××篇)。

2.11.2 相关文献列示按照先中文后外文的顺序著录相关文献的基本信息。

2.11.2.1 当密切相关文献较多时,可不列一般相关文献;当无密切相关文献而一般相关文献较多时,可针对每个查新点从不同角度分别筛选几篇具有代表性的文献。

2.11.2.2 委托人发表的文献应依据相关程度列在最前面,并在检索结果归纳部分和列示的相应部分加以简要说明。

2.11.2.3 对引录的外文文献,在其外文题录之后还要有足够深度的中文表述。文献对比描述中所用的文字、符号、计量单位等均应符合国家现行标准和规范要求。

2.11.2.4 相关文献的题录著录格式应按照“GB/T 7714—2005文后参考文献著录规则”的规定撰写并列出摘要。相关文献的著录项目包括:作者、机构、题名、出处(年卷期页)、摘要;专利文献的著录项目包括:专利权人、专利名称、专利国别、专利号、公告日期或公开日期、摘要;网络新闻或技术报道的著录项目包括:公司或作者、网页题目、报道日期、网址或其它出处、内容简介等。

2.12   查新结论  查新结论是查新报告的核心部分,应对查新点的新颖性作出判断,文字表述应当客观、公正、准确、简明、严谨。

2.12.1 应对委托人提出的多个查新点结合相关文献报道给予逐一列出并对比分析,不得将多个查新点不加拆分地笼统对比。

2.12.2 对确具有新颖性的查新点,应说明其与相关文献的区别;对不具有新颖性的查新点,应说明其与相关文献相似或相同的理由;对未能检出相关文献的查新点可使用“未见报道”加以表述。

2.12.3 国内查新报告如果只检索中文文献,应在查新结论中表述为“国内公开发表的中文文献中,未见(或已见)××××报道”或“国内公开发表的中文文献中,已有××××报道,但未见××××报道”。

2.12.4 查新结论中的所有表述均应以检索结果中的相关文献内容为依据(用括号或上角标注明检索结果中相关文献的序号),不得带有倾向性描述、赞誉之辞和广告性用语,不作技术水平评价。

2.12.5 在“科技查新专用章”处加盖教育部科技查新工作站资质章和××××大学科技查新专用印章。

2.13   查新员、审核员声明 表明查新人员恪守职业道德,履行科技查新合同的义务和责任。可参考如下内容:

⑴查新报告中所陈述的内容均以客观文献为依据;

⑵我们按照科技查新技术规范进行查新、文献分析和审核,并做出上述查新结论;

⑶我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关,也与本报告的使用无关;

⑷本报告仅用于××××(与查新目的对应)。

2.14   查新员与审核员签名事项说明:

2.14.1  查新员和审核员是经教育部科技发展中心组织的专业培训并已获资格证书的专业人员。审核员应具备高级专业技术职称,查新员应具备中级(含)以上专业技术职称。鉴于查新工作的时效性,资格证书的有效期为五年。

2.14.2  查新员和审核员须在查新报告的“查新结论”末尾和“查新员、审核员声明”末尾的签名处亲笔签名。

2.14.3  如查新报告由多名查新员或审核员完成,则须逐一列出,第一个名字为主查新员或主审核员。

2.15   附件清单

2.15.1  列出随查新报告一同提交给委托人的中外文(或中文)文献检索结果。其中,密切相关文献须尽量提供全文。

2.15.2  其它相关证明材料。

2.16   备注参考格式

⑴本查新报告无查新机构的“科技查新专用章”、骑缝章无效;

⑵本查新报告无查新员和审核员签名无效;

⑶本查新报告涂改无效;

⑷本查新报告的检索结果及查新结论仅供参考。

3   以封页完成日期为始,查新报告的有效期为6个月。

4   本规范自2013年9月1日起施行。

 

 

 

附:科技查新报告模版